KEBIJAKAN PERENCANAAN SISTEM

A. Kebijakan dan Perencanaan Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.
1. Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)
2. Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
3. Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
a. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
 Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
 Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
 Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
 Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku)
 Menetukan prioritas proyek-proyek sistem
 Membuat laporan perencanaan sistem
 Meminta persetujuan manajemen
b. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
 Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)
 Mengumumkan proyek pengembangan sistem
c. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
 Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
 Melakukan studi kelayakan
 Menilai kelayakan proyek sistem
 Membuat usulan proyek sistem
 Meminta persetujuan manajemen

B. Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya.
Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :
 Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek
 Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama
 Menggunakan teknik dekomposis
 Menggunakan satu atau lebih model empiris
Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
o Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas
o Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis
o Mudah menentukan waktu kendur
3. Penjadwalan proyek berbasis komputer
Menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project.
Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.